会議の司会はチャンス！自信を持って乗り切るためのポイント！！
「次の会議、君が司会してくれないか？」そんな突然の指名で焦った経験はありませんか？
実は、会議の司会はサラリーマンにとって大きなチャンスです。
成功すれば周囲からの評価が高まり、キャリアアップにつながりますが、失敗すれば自信を失い、トラウマになりかねません。
そこで今回は、「会議の司会」を上手に乗り切り、好印象を与える方法を詳しくお伝えします！
１．事前準備が8割を決める
司会を成功させる一番の秘訣は、事前準備を徹底することです。
- 会議の目的を明確にする！
- まず「なぜこの会議を開くのか？」という問いを自分自身に投げかけてみましょう。
目的は「情報共有」なのか、「意思決定」なのか、「アイデア出し」なのかを明らかにすることで、会議の方向性が定まります。 - さらに、前回の会議の議事録やレジメを振り返ることで、今回の会議の目的をより明確にできる場合があります。「前回の議論の続きなのか？それとも全く新しい議題なのか？」を意識するだけでも、目的意識がはっきりします。
- 上司や主催者に「今回の会議で最も重視したいことは何ですか？」と確認しておくことで、こちらの進行も的確になり、相手も安心して任せてくれるようになります。こうした丁寧な事前確認が、会議中の“味方”を増やす結果にもつながります。
- 参加者や役割分担を確認し、誰がどの立場で発言するのかを整理することで、議論の進行がスムーズになります。前回の会議や毎回の会議で分かるはずです。改めでメモで整理出てください。
- 議題は箇条書きにして事前に共有し、「この順番で進めます」とアジェンダ形式にしておくと、会議の見通しが立ちやすくなります。
- 資料や議論するポイントを事前に配布する際は、各項目に「ここで決めたいこと」や「意見を出してほしい点」を簡単に添えると、参加者の準備度が格段に上がります。
これにより、司会自身の自信にもつながり、参加者の満足度も向上します。
会議の司会は、その会議においては絶対的な権限を持っていると思ってください。遠慮していては会議としても会議をあなたに任せた意義がありません。自信をもって下記内容を参考に進めてください。
２．はじめの挨拶と進行ルールを明確に伝える
会議のスタートで司会が自信を持って明確に話すと、その後の進行がスムーズになります。
スタートの一言がうまく決まると、それがそのまま自信につながり、会議全体を落ち着いて進めることができます。
そのために、冒頭のあいさつをあらかじめ準備しておくことがとても効果的です。
以下に、使いやすく汎用性の高い会議冒頭のあいさつ例をいくつかご紹介します！
- 「本日はお忙しい中、お集まりいただきありがとうございます。時間通りに進行できるよう、皆さまのご協力をよろしくお願いいたします。」
- 「本日の議題は○○についてです。限られた時間ではありますが、実りある会議になるよう進行してまいります。」
- 「進行役を務めさせていただきます○○です。初めての司会ですが、精一杯努めますので、どうぞよろしくお願いします。」
- 「本日は事前にお配りしたアジェンダに沿って進行します。ご不明な点があれば遠慮なくお声がけください。」
- 「皆さまにとっても有意義な時間となるよう、活発なご意見をいただけると嬉しいです。よろしくお願いいたします。」
- 「今日は活発な議論を期待しておりますが、遠慮なく自由にご意見いただける場にしたいと思っています。どうぞよろしくお願いします。」
- 「短い時間ですが、ゴールにしっかりとたどり着けるよう、効率よく進めてまいります。どうか最後までお付き合いください。」
- 「それでは定刻になりましたので、会議を始めさせていただきます。まずは本日の流れをご説明します。」
- 「今回の会議が初参加という方もいらっしゃるかと思いますので、簡単に自己紹介をしてから始めたいと思います。」
- 「これまでの議論を踏まえて、今日は意思決定に向けて前進できるよう進行いたします。忌憚ないご意見をお願いいたします。」
自分のスタイルに合ったフレーズを選び、自然に口にできるよう練習しておけば、当日も落ち着いて臨めるでしょう。
3．時間配分を伝える
会議が長すぎると集中力が続かず、短すぎると議論が深まらないため、目安としては1時間以内の会議が理想です。
例えば、60分の会議であれば、「冒頭の説明10分＋各議題の議論35分（議題3つなら各10〜12分）＋まとめと質疑応答15分」など、細かく時間を区切ると参加者も安心します。
時間配分はアジェンダに明記しておくことで、全員の意識が揃い、無駄な脱線を防ぐ効果があります。
もし今までの会議で時間配分の明記が無かった場合は、あなたが最初に明記した人です。
きっと、皆から感心されるし、このような取り組みは上司からの評価も得られます。
4．議論のルール（発言の順番やタイミング）を共有する
ルールをそのまま押し付けるのではなく、会議冒頭で「皆さまが話しやすいように、今日はこのような進め方でいきたいと思います」と柔らかく説明するのがコツです。
上司が参加していても、「全体が発言しやすい場にしたいので、こういう順番で進めてよろしいでしょうか？」と確認する形で伝えると、自然と了承を得られやすくなります。
事前にアジェンダと一緒に「今回は発言の順番をある程度決めておきます」と共有しておけば、当日スムーズに進められます。
また、全員が参加しやすい空気を作るために、一言ユーモアを添えるのもおすすめです。
例えば、以下のような発言が場を和ませるのに効果的です：
- 「今日の議題は盛りだくさんですが、リラックスした雰囲気で、柔軟な発想が生まれるよう進めてまいりましょう！」
- 「進行役というより、皆さんの伴走者だと思っています。主役は皆さんですので、自由にボールを投げ合いながら進めていきましょう！」
- 「議題の中に“午後の眠気との戦い”は入っていませんが、うまく乗り越えていきましょう（笑）」
- 「今日の目標は“笑顔で終わる会議”です。皆さん、どうぞよろしくお願いします！」
- 「真剣に議論しつつも、たまには肩の力を抜いて、いいアイデアが生まれることを期待しています。」
- 「誰も何も言わないと、私が30分独り言を言うことになりますので、それだけはご勘弁ください（笑）」
- 「会議というより、アイデアの寄り合い所。そんなつもりで進めます！」
- 「“話しすぎ注意報”が発令されそうな方は、私が適宜止めに入ります（笑）」
- 「緊張しているのは私だけかもしれませんが、皆さんもリラックスしてご参加ください」
- 「今日も“ナイス発言”をお待ちしております！出たらすかさず拾います（笑）」
これらはあくまで一例ですので、自分らしい言葉で、自然なユーモアを加えることがコツです。
5．タイムマネジメントを徹底する
参加者の貴重な時間を預かっているという意識を持ちましょう。
議論が脱線した場合は、やんわりと本題に戻す
たとえば「すみません、一度ここで話を本筋に戻させていただければと思います」や「この点も重要ですが、本日の議題に沿って一度整理しましょうか」といった言い方が効果的です。
あくまで相手の意見を否定せず、あたたかく拾いながら戻すのがコツです。
時間配分が崩れそうなら、適切なタイミングでまとめに入る
たとえば「この議題は非常に重要ですが、予定時間をオーバーしそうなので、いったんまとめに入りたいと思います」や「この点は次回もう少し深掘りすることにして、今回はここまでとさせていただきます」といった表現で切り上げましょう。
参加者に“きちんと進行してくれている”という安心感を与えることができ、信頼にもつながります。
時間を守れる司会者は信頼され、次の機会にも繋がります。
6．参加者全員に目配り、気配り
参加者が積極的に発言しやすい環境を作ることも司会者の重要な役割です。
発言が少ない参加者にさりげなく話題を振る
たとえば「○○さんはこのあたり、何か気になる点はありませんか？」や「この件、現場に一番近い○○さんのご意見をぜひ聞いてみたいです」といったように、相手の知見を尊重しながら自然に促すと、嫌味なく発言を引き出せます。
無理に指名するのではなく、あくまで「聞かせてほしい」という姿勢を見せることで、場の空気も柔らかく保てます。
発言しやすい雰囲気を保ち、批判的な意見も受け入れる姿勢を見せる
たとえば「もし違ったご意見があれば、ぜひお聞かせください」や「反対の視点からのご意見もあると、より深まると思います」といった声かけが有効です。
批判的な意見が出た際には、「ありがとうございます、そういった見方も大事ですね」「そのご指摘は見落としがちなので非常に助かります」と肯定的に受け止める姿勢を見せることで、他の参加者も受け入れやすくなります。
また、あえて「今回は多様な視点を歓迎したいと思います」と冒頭で伝えておくと、反対意見を出しやすい空気づくりにもつながります。
全員が積極的に意見を言える場作りが評価される司会者のポイントです。
7．会議の締めくくりは次へのステップを明確に
会議の最後には成果を明確化することが重要です。
ただし、会議の締めくくりで決定事項やアクションをその場でまとめるのは、慣れていない人にとってはかなりの高等技術です。そこで、効果的なコツとしては、会議の冒頭や事前準備の段階から「今回のゴールはどこか」「どのような形で終えたいか」をある程度想定しておくことが挙げられます。
また、会議の途中で方向性が見えてきた時点で「このあたりでまとめに向けて整理していきましょう」といった声かけをしておくと、最後に焦らず落ち着いて締めくくることができます。
決定事項を再確認し、アクションプランを明確にする
たとえば「では、○○については△△さんが今週中にドラフトを作成することでよろしいですか？」と具体的に確認することで、実行に移しやすくなります。
次回の会議日程やそれまでに必要なタスクを確認する
たとえば「次回は〇月〇日で予定していますが、それまでに各自でレビューしておくべき資料は後ほど共有いたします」といったように、準備すべきこととスケジュールをセットで伝えると、参加者の行動が明確になります。
「次につながる会議」を演出できれば、司会としての評価はグッと高まります。
最後に：司会は経験するほど上達する！
司会という大役は確かにプレッシャーですが、一度成功すると次からは自信がついてきます。
失敗を恐れず、今回お伝えしたポイントをぜひ意識して取り組んでください。
会議の度にこの記事を見るようにして、発言例などはメモっておくと便利です。会議中に使える発言例があると助かるはずです。
この機会を活かせば、あなたのサラリーマン人生が大きく変わるきっかけになるかもしれません！
特に、上司や同僚からの信頼を得るチャンスにもなり、社内での存在感が高まります。
発言力や調整力、全体を見る視点があると認識されれば、将来的な昇進やプロジェクトリーダーへの登用にもつながる可能性があります。