会議は、会社員として生活する為には非常に大切な仕事です。
多くの会議に意味はありませんが、上司が会議好きであれば逃れることはできません。
あなたも会議への悩みは絶えないことでしょう。
会社という組織は、出世するとすると現場の仕事が減り、上司は会議くらいしかやることがありませんので
会議は無くならないんですね。
しかし、そんな会議を効率的に進行させることは簡単ではありません。
さまざまな立場や意見を持つ人々とのバランスを取りながら、目的に沿った結果を得なければいけません。
今回は、会議を上手に仕切る為の方法をお伝えいたします。
効果的な会議進行の秘訣
ビジネスの現場で会議は避けて通れない存在ですが、
『会議の開催が目的』になってしまったり、『結論が出ずに終わる』ことも少なくありません。
毎週水曜日10時から。みたいな定例会議があると、その状況は顕著に現れます。
特に話すこともないのに、会議は定例で開催されます。
この会議の進行となれば、最悪です。
ゴールの無い競技をスタートするようなものです。
では、そんな意味のない会議の進行を任されたら。どうすればいいか。
そのポイントとコツをお伝えいたします。
あなたが、会議の進行役になったことを想定し、読み続けてください。
会議を効果的に進行させるためのポイントとコツ！
1. 明確なアジェンダを設定する
事前の準備は会議の質を大きく左右します。アジェンダを明確にし、参加者に共有することで、目的意識を持った会議となります。
先週の会議の結論などを元にアジェンダを作成します。
先週の会議の結論は会社としての結論ですので、そのアジェンダには効力があります。
有効に活用しましょう。
具体的な例:
「今回の会議の主要な目的は、第3四半期のプロジェクト進行状況を確認し、問題点や改善策を洗い出すことです。前回の会議内容を各自事前に確認して、具体的な提案や意見を持って参加してください」との指示を出します。
2. 発言の時間を制限し、平等に意見を聞く
発言の時間を制限することで、議論が長くなるのを防ぐことが可能になります。
また、全員の意見を平等に取り入れることで、多様性のある議論を生むことができます。
具体的な例:
「各意見について、最大で3分の発言をお願いします。時間が足りない場合は、資料や後日のフォローで補足をお願いします」
とアナウンスをし、指名します。
3. 全員の意見を尊重し、オープンな議論の場を作る
異なるバックグラウンドや視点を持つ人々の意見を尊重することで、より広範囲の情報や考え方を取り入れることができます。
具体的な例:
「○○さんの提案内容は、●●さんのプロジェクトにも関係ありそうですが、どうですか？」
といった流れで、他の参加者にも参加意識を持たせます。
4. 進行役としての立場を守りつつ、適切なタイミングで自分の意見を言う
進行役として中立性を保つことが重要ですが、必要に応じて自分の意見や提案をすることも大切です。
ある程度、自分が持っていきたい方向は事前に決めておきましょう。これは進行役の特権です。
具体的な例:
「私からの視点として、この案には次のようなリスクがあると思います。みなさんの意見を伺いたいです」と適切に意見を挟む。
5. 結論を明確にし、次のアクションを明確にする
会議の最後には、取り決めたことや次回に持ち越す項目を明確にして、皆に共有することが必要です。
具体的な例:
「今回の会議でA案で進行することが決まりました。B案については、データを追加で集めて次回の会議で再度検討することとします」
と結論をまとめます。
全体を見渡して、一番反対の少なそうな案で会議は締めくくりましょう。参加者が多い場合は多数決が有効です。
効率的な会議進行のまとめ
企業によっては、会議を短時間で終了させる為に、椅子を置かない場合もあります。
この手法は、話し好きの体力のない上司に対して効果的です。
非常に短時間で会議が終了する可能性があります。
このような方法を提案するのもいいでしょう。
効果的な会議進行は、明確な目的意識と参加者全員の協力が必要です。
上記を参考に自分の会議に当てはめて台本を作ってみてください。
いつもとひと味違う会議を進行できるはずです。
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